ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور | مروری بر مزایای ارزیابی مبتنی بر نتایج
ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور اصطلاحی است که به ارزیابی پروژه به وسیله بررسی نتایج به دست آمده اشاره دارد. ارزیابی مبتنی بر نتایج در مقابل ارزیابی فرایند محور قرار میگیرد که به دنبال بررسی انجام فرایند و مراحل کار است. در واقع اغلب اوقات به صورت ناخودآگاه از این روش ارزیابی استفاده می شود. ارزیابی پیشرفت دانش آموزان به وسیله نمرات پایان ترم یکی از ساده ترین و بارزترین نمونه ها برای ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور است. در این مقاله به معرفی این روش و مزایای آن خواهیم پرداخت. برای کسب آگاهی بیشتر در این زمینه از مشاوره شغلی تلفنی مشورت بخواهید.  

تماس با مشاور

مراحل مدیریت مبتنی بر نتایج چیست؟

همه در مورد مدیریت نتیجه گرا صحبت می کنند با این حال تعداد بسیار کمی به ما توضیح می دهند که در مورد چیست ... آیا آنها. ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور معمولاً شامل مراحل زیر است به عنوان مثال: یک مرحله تعیین هدف و انگیزه که معمولاً باید در ابتدا یا حتی قبل از انجام هر گونه ستاره اکشن انجام شود. مرحله تشویق، زمانی که کار در حال انجام است اعمال می شود و مرحله پاداش و پیامدها معمولاً پس از تکمیل کار اعمال می شود. در این رابطه مطالعه مقاله برنامه ریزی و هدفگذاری پیشنهاد می شود.
طرح های مبتنی بر عملکرد زمانی که به درستی اجرا شوند افراد را برای دستیابی به دستاوردهای بزرگتر هم در جبهه شخصی و هم در زمینه تجاری به طور یکسان فعال می کند، در حالی که به طور همزمان مهارت های آنها را توسعه می دهد و میل به موفقیت را افزایش می دهد.
برخی آژانس‌ها هنوز این فرآیند را مدیریت مبتنی بر نتایج برخی «مدیریت نتایج توسعه» و رویکردهایی مانند نقشه‌برداری نتیجه می‌نامند و می‌توانند در فرآیند گنجانده شوند یا به عنوان جایگزین استفاده شوند. اما هر چه که نامش را بگذارند، اکثر دولت های ملی در آسیا، آفریقا، آمریکای لاتین و کارائیب علاقه خود را به استفاده از نوعی ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور بر نتایج ابراز می کنند. این دولت‌ها سیستم‌های نظارت و ارزیابی مبتنی بر نتایج را ایجاد می‌کنند زیرا می‌خواهند کنترل برنامه‌هایی را که اجرا می‌کنند به دست آورند و در بسیاری از موارد به فشار آژانس‌های بین‌المللی پاسخ می‌دهند.

1-انگیزه و هدف گذاری

اولین مرحله برای دستیابی موفق به مدیریت نتیجه گرا شامل کمک به افراد برای تعیین اهداف بلندپروازانه و در عین حال واقع بینانه و در نتیجه ایجاد انگیزه در آنها برای دستیابی به اهداف تعیین شده و بودجه است. سطح الهام گرفته شده توسط هر رهبر خوب اغلب نقش مهمی در سوق دادن افراد به سمت دستیابی به حداکثر عملکرد دارد. معمولاً می‌توان الهام‌بخش را از حوض منحصربه‌فرد افراد استخراج کرد.
لطفاً توجه داشته باشید الهام نه تنها زمانی لازم است که موانعی در پیش رو داشته باشند و نه زمانی که مردم احساس ناتوانی و یا بی انگیزگی می کنند بهترین رهبران بر این اساس به هدف نهایی متعهد می مانند، حتی زمانی که آنها یا پیروانشان در طول گام های رسیدن به هدف مرتکب اشتباهاتی شده باشند.

2-تشویق دومین مرحله از ارزیابی مبتنی بر نتیجه

مرحله دوم حیاتی برای رسیدن به موفقیت تشویق است. بسیاری از پروژه‌ها با اشتیاق بیشتری راه‌اندازی شده‌اند اما به دلیل فقدان تشویق‌های مداوم، از بین می‌روند. علم انگیزه همانطور که قبلاً مورد بحث قرار گرفت همیشه هنگام مواجهه با این مرحله خاص مفید است. برای انگیزه دادن به کارکنان راه های متفاوتی است که باید یاد بگیرید.

3-عواقب

مرحله سوم برای مدیریت نتیجه گرا بهینه سازی پس از تکمیل هر کار، پروژه یا بودجه انجام می شود. اگرچه ارزیابی‌های رسمی عملکرد معمولاً در پایان دوره‌های از پیش تعیین‌شده اتفاق می‌افتد، رهبران موفق دائماً بازخورد غیررسمی مداوم را در قالب پیامدهای مثبت ویا منفی ارائه می‌کنند. بازخورد عملکرد باید به موقع مرتبط با شغل، مرتبط با هدف قابل اندازه گیری و قابل حسابرسی باشد. همچنین باید به گونه ای ارتباط برقرار شود که گیرنده احساس کند هدایت و انگیزه برای پیشرفت دارد و نه اینکه او را به خاطر عدم موفقیت تنبیه کند.

4-جوایز در ارزیابی مبتنی بر نتایج

بنابراین اغلب عواقب بیشتر در یک زمینه منفی تصور می شود. یکی از مهمترین وظایف رهبر که متأسفانه اغلب نادیده گرفته می شود، اعمال پیامدهای مثبت بر کار به خوبی انجام شده است. متأسفانه وقتی هیچ مشکلی پیش نمی‌آید، برخی از رهبران به سادگی نفس راحتی می‌کشند و بلافاصله بدون اذعان به تلاش‌های عظیم انجام‌شده توسط پروژه‌ای که به تازگی با موفقیت انجام شده است، به کار بعدی می‌روند.
مدیران ارشد شرکت‌های مدرن ملزم نیستند که دختران خود را به عنوان مشوق عملکرد بدهند، و همچنین نمی‌توانند کارمندان خود را از پرداخت مالیات معاف کنند اما می‌توانند و باید از پاداش‌های پولی استفاده کنند که رضایت شغلی را برای کارکنان به دنبال دارد.
عبارت "دست محکم اما دوستانه" یکی از پیچیده ترین مسائل در دنیای تجارت امروز را شامل می شود بدون اینکه به آموزش و  یا صنعت ورزش اشاره کنیم. همه یک رئیس، معلم یا مربی می خواهند که دستورالعمل های دقیق عملکرد رفتاری را با مهربانی و بی طرفی ترکیب کند. صرف نظر از اینکه تحقق این تعادل چقدر دشوار است، آن رهبرانی که قادر به دستیابی به آن هستند مطمئناً حداکثر بهره وری و همچنین سطوح بالایی از وفاداری را از اعضای تیم خود دریافت خواهند کرد.  
ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور

گزارش عملکرد با ارزیابی مبتنی بر نتایج

افرادی که در پروژه های توسعه بین المللی کار می کنند می دانند که چه کاری انجام می دهند و می خواهند چه اتفاقی بیفتد. آنها راهی آسان می خواهند تا نتایج خود را به وضوح برای افراد دیگر توضیح دهند: به همکاران خود به رهبران سیاسی، به مقامات دولتی، کمک کنندگان به متخصصان در زمینه های دیگر و به افرادی که در روستاها یا شهرهای سراسر جهان به آنها کمک می کنند. یک چارچوب مدیریت مبتنی بر نتایج اگر به درستی انجام شود، می‌تواند راهی برای برنامه‌ریزی و گزارش نتایج ما ارائه دهد.
مدیریت مبتنی بر نتایج تنها ابزار برنامه‌ریزی، نظارت یا ارزیابی موجود نیست اما اگر کار کند، ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور باید زندگی متخصصان توسعه را آسان‌تر کند نه دشوارتر. با این حال، واقعیت این است که بسیاری از مردم ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور را یک کابوس بوروکراتیک می دانند. برای مفید بودن آن، به یک چارچوب ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور ساده تر و اصطلاحات مدیریت مبتنی بر نتایج مبتنی بر واقعیت نیاز داریم.  

مزایای ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور

در جایی که رقابت برای منابع محدود زیاد است هم دولت‌های ملی و هم آژانس‌های کمک‌کننده می‌خواهند حداکثر ارزش پولی را که در پروژه‌های توسعه خرج می‌شود به دست آورند.  برای این موضوع همه کسانی که روی توسعه کار می‌کنند، در سازمان‌های غیردولتی، دولتی یا بخش خصوصی می‌خواهند به نتایجی دست یابند و می‌خواهند بتوانند آن‌ها را توضیح دهند. افرادی مانند مایکل فولان و مایکل باربر شاید دو متخصص شناخته شده در تبدیل ایده های سیاست به نتیجه باشند، اما همه، در هر سطحی که کار می کنیم، می خواهیم موثر باشیم.
اکثر اهداکنندگان دوجانبه و تقریباً همه آژانس‌های چندجانبه از جمله مهم‌ترین آنها یونیسف، UNDP، ILO، UN Women، FAO، IFAD و گروه بانک جهانی اکنون بر نتایج تمرکز دارند. یا به عبارت دقیق تر آنها می گویند که روی نتایج تمرکز می کنند، حتی اگر برخی از آنها در استفاده از ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور در عمل مشکلات جدی دارند.
دولت ها، کمک کنندگان و شرکای برنامه نویسی می توانند با تمرکز بر نتایج، نه فعالیت ها درس های مفیدی بیاموزند. حداقل شش مزیت اصلی تمرکز بر نتایج وجود دارد:

1-ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور | اجرای بهتر

اندیشیدن بر حسب مشکلات و فرصت ها، درک صریح و مشترک از «نتایج مورد انتظار» می تواند نیازسنجی، ارزیابی سریع، برنامه ریزی و نظارت را تقویت کند و در اوایل فرآیند سوء تفاهم ها یا اختلاف نظرها در مورد اهداف را بین ذینفعان و شرکای اجراکننده آشکار کند که می تواند اجرای مؤثر را تضعیف کند. اگر نادیده گرفته شوند واضح شدن نتایج در ابتدا بهترین انتخاب است اما روشن کردن آنها بعداً می‌تواند به حذف موانع اجرایی کمک کند.

2-ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور | ارتباط بهتر

روشن کردن منظور ما از نتایج به ما این امکان را می‌دهد تا قبل از شروع پروژه با تفاوت‌های تفاهم برخورد کنیم و به آژانس‌های اجراکننده کمک می‌کند تا نتایج را به صورت واضح و بدون ابهام به تأمین‌کنندگان مالی دولت‌های ملی، آژانس‌های کمک‌کننده، جوامع و مالیات‌دهندگان منتقل کنند.

3-توسعه بیشتر با ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور

شناسایی نتایج مورد نظر به روشی واضح قابل اجرا و واقع بینانه به ما کمک می کند ظرفیت ایجاد کنیم زیرا برای ما روشن می کند که روی چه چیزی باید تمرکز کنیم، چه منابعی را باید به کار بیاوریم و مفروضات واقعی ما در مورد علت و معلول چیست.درک نتایج به‌عنوان بخشی از یک «زنجیره نتایج» افزایشی می‌تواند به شناسایی مکان‌هایی که مداخلات برای ایجاد ظرفیت لازم است و احتمالاً مؤثر هستند کمک کند.

4-برنامه های واقع بینانه تر

برنامه‌ریزی واضح مبتنی بر نتایج، زمان‌بندی‌های واقعی‌تری را تولید می‌کند و ما را مجبور می‌کند تا در مورد پیش‌شرط‌ها و توالی اقدامات و منابع مورد نیاز آنها فکر کنیم.
ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور

5-ارزیابی مفیدتر با ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور

شفاف سازی نتایج در طول برنامه ریزی و نظارت داخلی پروژه ها را برای ارزیابی های موثر آماده می کند. هر سازمانی که بداند نتایجش کجاست و چگونه آنها را مستند کند، در موقعیت بسیار قوی‌تری برای ارائه اثربخشی به موقع ارزیابی‌های بیرونی قرار دارد. مهمتر از آن چنین سازمانی در موقعیت خوبی قرار دارد تا از نظارت داخلی خود درس بگیرد.
مدیریت مبتنی بر شواهد امیدهای مبهم در مورد آنچه کار می کند، با درک واقعی از چگونگی بهبود اوضاع جایگزین می کند. پیاده‌کننده‌ها می‌توانند تغییرات پیشرونده را در حین کار، نظارت کنند و ببینند که آیا و چگونه به‌تدریج تغییری در وضعیت ایجاد می‌کنند به عبارت دیگر، به نتایج پی می‌برند. سپس آنها می توانند با اطمینان بیشتری ادامه دهند یا در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهند.
مجریان همچنین می توانند نتایج برنامه ریزی نشده را در صورت وقوع شناسایی کرده و ارزیابی کنند که آیا این نتایج مطلوب یا مشکل ساز هستند و نیاز به حمایت یا استراتژی های مقابله ای دارند یا خیر. ارزشیابی دقیق یکی از رازهای موفقیت شغلی است.

6-فشار بر فساد با ارزیابی مبتنی بر نتایج

تمرکز واضح بر نتایج، و ایجاد پیوند بین ورودی‌ها،فعالیت‌های تأمین‌شده مالی و نتایجی که باید به آنها منجر شود پتانسیل فساد را کاهش می‌دهد یا صرفاً تفکر بی‌تفاوت و منابع هدر رفته در تصمیم‌گیری و اجرای پروژه را کاهش می‌دهد. هنگامی که برای نتایج برنامه ریزی می کنیم فقط برای هر فعالیتی که پیش می آید، بودجه نمی دهیم. ما به تأمین مالی فعالیت‌ها فقط به این دلیل که قبلاً انجام شده است ادامه نمی‌دهیم. ما فقط چیزی را تأمین می کنیم که به وضوح به نتایجی که به عنوان اولویت شناسایی کرده ایم کمک می کند.  

درس های آموخته شده از ارزیابی مبتنی بر نتایج

  • ارتباط مستمر با انتظارات عملکرد مانند: قبل، حین و بعد از پروژه.
  • اهداف بلندپروازانه اما واقع بینانه تعیین کنید. ضروری است که اینها به وضوح به اهداف قابل اندازه گیری و قابل حسابرسی تبدیل شوند.
  • با وعده پاداش های معنادار دستیابی به هدف را تشویق کنید.
  • نسبت به اشتباهات ببخشید به خصوص پس از انجام ریسک های در نظر گرفته شده برای دستیابی به برتری نتیجه.
  • تلاش ها و دستاوردهای تیم خود را هم در حین حرکت و هم وقتی که به پایان می رسانید جشن بگیرید.
  • ارزیابی پیامدهای مثبت و منفی، منصفانه و به موقع، بر اساس عملکرد و نه از روی جانبداری.
  • کاری کنید اعضای تیم احساس کنند که مالک و شریک کار در دست هستند.
  • به کارمندان کمک کنید تا ارتباط واقعی بین اقدامات خود و نتیجه نهایی کسب و کار برقرار کنند.
برای کسب آگاهی بیشتر درباره مزایا و معایب این روش و نحوه استفاده از آن از مشاوره روانشناسی حامی هنر زندگی مشورت بخواهید.
تماس با برترین مشاورین ایران