علت تخمین اشتباه زمان | روش های مقابله با کمبود وقت در برنامه ریزی ها

خوشحال می شویم برای دیدن ویدیوهای مرتبط با علت تخمین زمان اشتباه پیج اینستاگرام دکتر فرزاد طباطبایی را دنبال کنید.

علت تخمین زمان اشتباه در کارهای شخصی چیست؟ اهمیت این موضوع زمانی آشکار می شود که شما در یک کار تیمی یا انجام یک پروژه کاری زمان را اشتباه برآورد می کنید. زیرا این خطا می تواند تاثیر منفی روی کل مجموعه داشته باشد. ممکن است، هزینه پروژه افزایش یابد یا باعث افزایش ساعات کاری شما و افراد مجموعه شود و یا موجبات نارضایتی مشتری را فراهم آورد. در بدترین حالت ممکن است که تخمین اشتباه باعث مواجهه با بودجه ناکافی یا سود ناکافی پروژه شود. برای آگاهی بیشتر در این رابطه از مشاوره فردی تلفنی راهنمایی بخواهید.  

علل تخمین اشتباه زمان

واقعیت این است که اکثر انسان ها خود را ماهرتر از آنچه واقعاً هستند می دانند و تصور می کنند که اهدافی که برای خود تعیین کرده اند به آسانی قابل دستیابی است. بنابراین در جدول زمانی آن ها همیشه زمان واقعی دست کم گرفته می شود. با نگاهی به مفهوم برآرود اشتباه زمان یا همان مغالطه ی برنامه ریزی به علل و عواملی که در تخمین اشباه زمان تاثیرگذار هستند می پردازیم. برای آشنایی بیشتر با تکنیک های مدیریت زمان کلیک کنید.
تخمین اشتباه زمان با توجه به ایده ی کانمن در این زمینه به سبب دو عامل اصلی اتفاق می افتد که در زیر به آن ها اشاره می شود.

1-بی توجهی به سوابق علت تخمین اشتباه زمان

وقتی که برای یک پروژه زمانی احتمالی تخمین زده می شود عدم دقت به زمانی که صرف پروژهای پیشین مشابه شده باعث می شود، برآوردی که نسبت به پروژه جدید انجام می دهید خیلی دقیق نبوده و بر اساس احتمالات انجام می گیرد. بنابراین برای جلوگیری از عواقب منفی دست کم گرفتن چه در محل کار و چه در زندگی، باید تلاش کنید که تخمین زدن فقط با استفاده از شهود را متوقف کنید.
پیشنهاد می کنیم مقاله اشتباهات در برنامه ریزی را نیز مطالعه کنید.

2-خوش بینی علت تخمین اشتباه زمان

نگاه کردن خوش بینانه به آینده خوب است. اما واقع گرایی می گوید در هر کار و برنامه ای همیشه یک اتفاق از پیش تعیین نشده ای می تواند نتیجه کار را تغییر دهد که بی تجهی و با تسامح رفتار کردن در این موضوع باعث تخمین اشتباه زمان می شود. علت خوش بینی نسبت به آینده به گرایش انسان بر این باور است که عملکرد آینده نسبت به گذشته بهتر خواهد بود و کارهایی که در آینده انجام می شود به دلیل تجربه و تکرار به اندازه کارهای زمان گذشته زیاد طول نمی کشد.

3-مغالطه برنامه ریزی علت تخمین اشتباه زمان

مغالطه ی برنامه ریزی عبارتی است که اولین بار توسط برخی روان شناسان برای توصیف تمایل انسان برای ناچیز شمردن زمان انجام یک کار پروژه یا برنامه کاری به کار رفته است. کانمن و آموس تورسکی اولین کسانی بودند، که از این اصطلاح استفاده کردند.
کانمن و آموس تورسکی ابداع کنندگان این اصطلاح در سال 1977 بودند. به اعتقاد این دو نفر مردم علاقه مند هستند، که در زمان پیش بینی یک موضوع، سوابق پیشین آن را نادیده بگیرند و  در انجام برآورد بر این اساس فقط به آینده تمرکز کرده و تخمین می زنند. در ادامه به معرفی راهکارهایی برای جلوگیری از اشتباه در تخمین زمان برنامه ریزی خواهیم پرداخت.  

جلوگیری از اشتباه با تخمین سه حالته

یکی دیگر از روش های پیشنهادی برای دسترسی به تخمین نزدیک به واقعیت استفاده از تخمین سه حالته است. روشی که شما را مجاب می کند تا با واقع بینی نسبت به موضوع تخمین برخورد کنید و خوش بینی شما را زیر سوال می برد. به این شکل که با دیدگاه های مختلف نسبت به زمان انجام پروژه آشنا می شوید و با درنظر گرفتن آن ها تخمینی نزدیک به واقعیت را انتخاب می کنید. این سه نوع دیدگاه به شرح ذیل است

1-تخمین خوش بینانه

اغلب تا زمانی که شما در موقعیت مورد نظر قرار نگرفته اید و در بطن پروژه و مشکلاتش نیستید نگاه خوش بینانه ای نسبت به اتمام زمان پروژه دارید. اما به مرور و در دل کار متوجه می شوید، که باید بدترین حالت را نیز در نظر بگیرید و از موارد بعدی نیز استفاده می کنید. بدون پیش آگهی فرد معمولا تمایل دارد در تخمین زمان یک پروژه با تکیه بر انگیزه ای که در ابتدای برنامه دارد و همچنین مانور روی ویژگی های آن برنامه کاری زمان اتمام کار را تخمین بزند. بنابراین طبیعی است که یک با یک تخمین خوش بینانه روبرو است، که قطعیت علمی ندارد.  تا این که در برخورد مستقیم با شرایط و لمس مسائل در دل کار، متوجه خطای تخمین خود بشود.

2-تخمین بدبینانه

این تخمین زمانی کاربرد دارد که شما در عمل در بدترین حالت ممکن یک پروژه قرار می گیرید و به شکلی ملموس آن را درک می کنید. بنابراین بهترین کار این است که بدترین سناریوی ممکن را تصور کنید. (یک واقعیت تصوری تلخ بسازید). تصور موفقیت بسیار ساده تر از شکست است. هنگام برآورد مدت زمان انجام یک کار معین اجازه دهید در ذهنتان وقفه و موانع در طول مسیر ایجاد شود. تصور نکنید همه چیز قرار است به همان آسانی که فکر می کنید پیش می رود. تصور بدترین چیزهایی که ممکن است پیش بیاید باعث می شود تخمین واقعی تری نسبت به موقعیت داشته باشید.

3-تخمین واقع گرایانه

این نوع تخمین اغلب بر اساس واقعیت موجود و با توجه به مورد دوم شکل می گیرد. یعنی با ملاحظه بدترین حالت یک پروژه. شما با استفاده از یک میانگین از سه نوع حالت بهترین تخمین نزدیک به واقعیت را در مورد پروژه خود درنظر بگیرید و تخمین نهایی داشته باشید. ترکیب هر سه نوع تخمین می تواند نگاه کامتری به شما بدهد. درواقع تصور مشکلات احتمالی و تاثیری که بر روند و پیشرفت کار می گذارد باعث نگرش منطقی و مبتنی بر واقعیت در تخمین زمان پایان کاراست.
برآرود اشتباه در مورد موضوعات شخصی و کم اهمیت مسئله عادی است که پیامد مهمی ندارد. اما در مورد موضوعات مهم و پروژه های کاری باید از تخمین زدن های بدون توجیه عقلی خودداری کرد. مهارت هایی وجود دارد که با به کار گیری آن ها می توانید خطاهای تخمینی خود را به شکل قابل توجه کاهش دهید.  

جلوگیری از اشتباه با تخمین در بازه زمانی خاص

در تخمین یک پروژه یا برنامه کاری باید فاکتورهایی را درنظر گرفته و آن ها را مبنای تخمین قرار دارد که عبارتند از :

• عواملی که قطعا اتفاق می افتد: چیزهایی که در طول انجام یک پروژه به طور حتم اتفاق می افتد و از قبل قابل پیش بینی است.
• عوامل احتمالی که ممکن است پیش بیاید: حوادث و مسائلی که ممکن است، در طول کار پیش بیایید اما قطعیت ندارد. ولی در صورتی که اتفاق بیفتد می تواند در تاخیر زمان انجام پروژه تاثیر داشته باشد.
• عواملی که پیش بینی نمی کنید رخ بدهند: عواملی که معمولا در یک پروژه با توجه به نوع و شرایط کار اتفاق نمی افتد اما این به معنای عدم امکان به وجود آمدن آن ها نیست. چه بسا مسائلی که به هیچ عنوان به ذهن نمی رسد. اما می تواند اتفاق بیفتد و روی نتیجه کار تاثیر بگذارد. مانند حوادث غیرمرتقبه.

برای پیش بینی و مدنظر قرار دادن عوامل یاد شده مدیران در پروژه های کاری خود گاهی از مخروط عدم قطعیت استفاده می کنند که برای تعیین بازه زمان پروژه براساس زمانی که تخمین انجام می شود به کار می رود. برآورد طبق مخروط عدم قطعیت به شکل برآورد بین یک چهارم تا چهار برابر برآورد اولیه است. یعنی وقتی شما در ابتدای یک پروژه که اطلاعات و داده های کمی دارید دو روز را برای آن برآورد می کنید مخروط عدم قطعیت بازه زمانی را بین نصف روز تا هشت روز در نظر می گیرد. بعد از شروع کار که داده ها و اطلاعات و جزییات کار بیشتر می شود این بازه زمانی کوتاه تر می شود. اما تا زمانی که کار تمام نشده با قطعیت نمی توان درباره زمان انجام آن نظر داد.

مخروط عدم قطعیت

علاوه بر بازه زمانی که در مخروط عدم قطعیت تعریف می شود، گزینه های دیگری نیز برای برآورد زمان پروژه وجود دارد، که می تواند به شما کمک کند. این ابزار به شما امکان تعیین بازه زمانی برای تعیین تخمین می دهد. به عنوان نمونه با تقسیم تخمین پیشنهادی خود به عدد چهار و ضرب آن به چهار به کمترین و بیشترین بازه زمانی پروژه خود می رسید. بنابراین اگر بازه زمانی به دست آمده مورد پسند و مقبول شما یا اعضای گروه نباشد، می توانید حداکثر عدد مخروط را به عنوان بازه زمانی خود انتخاب کنید.  

تکنیک هایی مؤثر برای جلوگیری از تخمین اشتباه زمان

علاوه بر تکنیک هایی که در بالا ذکر شده است یعنی تکنیک سه حالته و بازه زمانی خاص، روش های دیگری نیز برای جلوگیری از این اشتباهات در برنامه ریزی است. در ادامه به طور مختصر معرفی می شوند.

1-سنجش میزان پیشرفت

پروژه خود را از نظر زمان و هزینه هایی که صرف می کند از نزدیک دنبال کنید. ملاحظه پیشرفت پروژه با توجه به زمان و هزینه ها به شما می گوید، چه زمانی و به چه نحوی از تخمین احتمالی شما فاصله می گیرد و به این شکل می توانید، قبل از آن که دیر شود مداخله کنید. اندازه گیره و مراقبت از پیشرفت در طول زمان خود اطلاعات دقیقی برای برآورد های بعدی پروژه ی در حال انجام است و به شما کمک می کند تخمین بهتری برای ادامه کار داشته باشید.

2-کاربرد اطلاعات آماری پروژه های پیشین

یکی از راهکارهای موثر استفاده از ویژگی ها و اطلاعات پروژه های مربوط به گذشته و مدارک موجود قبلی به جای متمرکز شدن صرف، روی مشخصات پروژه فعلی است. هر برنامه ای که در دست شما است نسخه قدیمی آن که در گذشته انجام شده موجود است که با مراجعه به آن و ملاحظه خصوصیات و زمانی که صرف انجام آن شده می توانید تخمینی بزنید که به واقعیت نزدیک تر باشد. داده های قبلی راهنمای خوبی برای چشم انداز موقعیت آینده یک کار است.

3-علت تخمین اشتباه زمان | واگذاری تخمین به دیگری

طبق نتایج یک تحقیق در سال 1994 که توسط بسیار از روانشناسان آمریکایی درمورد مغالطعه برنامه ریزی انجام گرفت نتایجی در این مورد و راه های جبران آن به دست آمد، که در مجله شخصیت و روانشناسی اجتماعی به چاپ رسید. مطابق با نتایج به دست آمده یکی از راه کارهای جبران خطای تخمین زمان این است که  تخمین زدن را به شخص دیگری واگذاری کرد که نسبت به کار و پروژه شما آگاهی داشته و بی ارتباط نیست. به این دلیل که به زغم دریافت کننده ی این پروژه، این واگذاری یک وظیفه مهم بوده.
بنابراین در انجام آن نهایت دقت را به خرج می دهند و برای یک تخمین درست سراغ داده ها و اطلاعات پروژه های قبلی می روند تا تخمین درستی بزنند. نکته جالب این موضوع این است که در واگذاری تخمین زمان به دیگری حتی زمانی که اطلاعات آماری از قبل موجود نیست، باز هم نتایج به دست آمده و تخمین برنامه دقیق تر انجام می شود.

4-محاسبه نسبت خطای تخمین خود

راهکار دیگر برای محاسبه تخمین درست استفاده از روشی به نام Fudge Ratio است که توسط استیو پاولینا نویسنده کتاب توسعه فردی برای افراد باهوش پیشنهاد شده.
در ابتدای کار مدت زمان پیشنهادی خود برای انجام یک پروژه را تخمین زده و یادداشت کنید. و در انتهای کار نیز مدت زمانی که در عمل صرف انجام کار شده را نیز یادداشت کنید. سپس همه تخمین ها را با هم جمع کنید و همه زمان هایی را که صرف انجام کار شده را هم با هم جمع ببندید. در نهایت جمع زمان های انجام کار را بر حاصل جمع زمان های تخمینی تقسیم کنید. آن چه به دست می آید میزان خطای تخمین شما را نشان می دهد. که باید برای نشان دادن نسبت خطا، آن را به درصد تبدیل کنید. از این روش می توانید، برای تخمین کارهای آتی خود استفاده کنید.

5-تخمین در زمان بی حوصلگی

شاید دلیل استفاده از این روش جلوگیری از تخمین براساس خوشبینی است. زیرا زمانی که شما سرحال هستید و خلق و خوی خوبی دارید خوش بین تر هستید و تخمین بر اساس خوش بینی نیز واقع گرایانه نیست. نویسینده کتاب ترفند های علمی زمان سنجی عالی با نگاهی دقیق به همه تحقیقات صورت گرفته در این زمینه سعی می کند، نشان دهد که در بدن انسان یک ساعت زیستی وجود دارد، که روی حس و حال و نگرش و عملکرد و خلاقیت ما در طول روز تاثیر می گذارد.
نتیجه تحقیقات نشان می دهد اغلب افراد در ساعت های بعد از نهار احساس رخوت و کسالت می کنند و این یعنی در این زمان ها نگرش های منفی آن ها بیشتر است. درست زمانی که است که می توانند، یک تخمین واقع گرایانه انجام دهند. زیرا تخمینی که مبتنی بر منفی گرایی باشد به مراتب به واقعیت نزدیک است. زیرا مسائل منفی و اثرگذار روی پروژه را بهتر رصد می کنند.

6-استفاده از نرم افزار ردیابی زمان

برای برآورد دقیق زمان پروژه به گذر زمان و مشاهده پیشرفت در طول زمان تجربه و عوامل دیگری نیاز است که می تواند زمان بر بوده و بیش از تصور طول بکشد. استفاده از نرم افزار ردیابی زمان می تواند به شما در تخمین زمان کمک کند.  

علت تخمین اشتباه زمان | سخن آخر

تخمین دقیق و نزدیک به واقعیت دربهره وری از انجام هر پروژه ای مخصوصا در پروژه های کاری بزرگ که مجموعه عظیمی برای هدایت آن به خدمت گرفته می شود و  صرف زمان در آن مساوی با دربرداشتن هزینه های گزاف می شود بسیار حائز اهمیت است و کوچک ترین خطا ها در اطلاعات آماری و پیش بینی شرایط می تواند روی تمام ابعاد کار تاثیر منفی بگذارد. بنابراین پیشرفت همه جانبه ی آن مسلتزم استفاده از ابزارهای پیشرفته علمی و تحلیل درست شرایط و تخمین واقع گرایانه است. در صورتی که نیاز به اطلاعات کاملتر در این زمینه دارید از مشاوره روانشناسی حامی هنر زندگی راهنمایی بخواهید.